Verfijn zoekopdracht

Organisatie

Regio

Diploma

Contractvorm

Vacature

Management assistent(e)

Solliciteer
  • organisatie: Departement Mobiliteit en Openbare Werken
  • regio: Brussel
  • standplaats: Brussel
  • referentie: req1230


Beschrijving

De functie van management assistent(e) situeert zich binnen de afdeling Beleid van het departement. Deze afdeling zet expertise in personen- en goederenvervoer in om vorm te geven aan een duurzaam en onderbouwd mobiliteits- en infrastructuurbeleid. Ze doet dat samen met de agentschappen, andere overheden en belanghebbenden. De afdeling speelt in op nieuwe trends en ontwikkelingen en doet aan onderzoek. Ze formuleert een langetermijnvisie voor de mobiliteit en de infrastructuur. De afdeling Beleid volgt ook de uitvoering van het beleid op.

Je komt terecht op het secretariaat van het afdelingshoofd van de afdeling Beleid van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. 

Je verzorgt het algemeen secretariaat van de afdeling Beleid van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en het persoonlijk secretariaat van het afdelingshoofd om zo bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking. 

Je neemt het afdelingshoofd veel organisatorisch en administratief werk uit handen en levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk. Je overlegt hiertoe frequent met het afdelingshoofd.

Je ondersteunt via administratieve werkzaamheden de interne en externe processen en ondersteunt de organisatie in een efficiënt verloop van haar opdrachten en doelstellingen.  De werkzaamheden worden/zijn uitgevoerd conform de geldende kaders, procedures en afspraken.

Het is een job met variatie en uitdaging waarbij volgende taken aan bod kunnen komen:

  • Volledig agendabeheer van het afdelingshoofd en mee haar mailbox opvolgen
  • Coördinatie van kabinetsnota's en parlementaire vragen
  • Zorgen voor een volledig en correct dossierbeheer
  • Vragen van interne en externe stakeholders beantwoorden, zowel telefonisch als via mail
  • Belangrijke deadlines binnen de afdeling opvolgen en coördineren
  • ...

Daarnaast sta je in voor het uitvoeren van allerhande/specifieke administratieve taken en/of ad-hoc op¬drachten ter ondersteuning van het afdelingshoofd.
Kortom, je bent een echte duizendpoot en je biedt correcte ondersteuning op maat. 

Belangrijke vaardigheden die je moet hebben om aan de slag te gaan in deze functie zijn: zelfstandigheid in het eigen werk, initiatief nemen, proactief denken, accuraat werken, plannen met aandacht voor de deadlines en vooral blijven streven naar oplossingen en verbeteringen.


Profiel

  • Je beschikt over een bachelordiploma.
  • Je hebt minimaal een jaar ervaring in een functie waarbij kwaliteit en opvolging van documenten en termijnen centraal staan.
  • Je hebt administratief-organisatorische vaardigheden:
    Kennis van agendabeheer, informatiestromen, documentbeheer
    Basis administratief-organisatorische vaardigheden 
    Nauwkeurig in administratie en opvolgen van deadlines
  • Je hebt een vlotte pen en communiceert vlot. 
  • Je hebt goede communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je kan vlot overweg met courante software (Word, Excel, outlook, OneNote, SharePoint …) of je kan je die vlot eigen maken.
  • Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd van de afdeling Beleid. Discretie en integriteit staan bij de uitoefening van je taken voorop. 

Aanbod

Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie – contract onbepaalde duur – ruime opleidings- en ontplooiingskansen – 35 dagen verlof en vrijaf tussen Kerst en nieuwjaar – gratis woon- werkverkeer met het openbaar vervoer – maaltijdcheques – hospitalisatieverzekering - glijdende werkuren - mogelijkheid tot telewerk Je bruto aanvangssalaris bedraagt minimaal € 2.419,99 (0 jaar ervaring - salarisschaal B111) en relevante privé-ervaring of ervaring als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website www.werkenvoorvlaanderen.be.

Selectieverantwoordelijke
  • naam: Yasmine Bauters
  • telefoon: 02/553 72 63
  • e-mail: yasmine.bauters@mow.vlaanderen.be